实用技巧1:如何又快又好写公文

公文,是我们机关单位、企事业单位工作人员日常工作中绕不开的“基本功”。它要求庄重、准确、严谨、规范,但写起来却常常耗时费力。如今,借助国内主流大模型(如智谱清言、文心一言、通义千问等),我们完全可以“借力AI”,实现又快又好地撰写公文。

本文将为你系统梳理AI撰写公文的六个核心步骤,并通过三个真实案例,手把手教你如何高效产出高质量公文。

AI撰写公文的六个步骤

Step1:明确任务:到底需要写什么,写给谁;

Step2:收集资料:提供给AI一些必要的资料参考;

Step3:写作要求:字数限制、内容文风;

Step4:撰写指令:等待产出;

Step5:微调指令:持续让AI修改;

Step6:检查:别犯低级错误,添加人味。

实操环节

明确任务

搞清楚:写什么?写给谁?目的是什么?

  • 是通知、报告、请示,还是讲话稿?
  • 接收对象是上级、平级,还是下级?
  • 是部署工作、汇报情况,还是动员号召?

收集资料

AI不懂“潜规则”,更不知道你单位的具体情况。你需要提供:

政策依据(如上级文件精神、相关法规)

事实性数据(如旱情面积、水库库容、会议时间地点)

背景信息(如领导讲话风格、以往类似公文模板)

写作要求

告诉AI你想要什么样的输出:

格式规范:是否需带文号、落款、联系人?

结构要求:是否分“当前情况、存在问题、下一步措施”?

语言风格:庄重?简洁?激昂?

字数限制:500字?1000字?

撰写指令

指令= 角色+背景信息+任务目标+输出要求

案例1:水利局

你是一位擅长写公文的行政助理,我现在需要写一个会议通知,这个会议的主题是“水利局抗旱工作阶段报告”,时间是2025年10月25日上午10点,会议地点是行政楼十楼大会议室,参与人员是各个科室的副科长以上人员。输出一条会议通知,要求每个科室要派一名代表发言,每个人发言10分钟汇总部门7-9月的抗旱工作情况。输出要求文字精炼,信息完整准确。

利用豆包写出来的内容是这样的:

各科室:​

为贯彻落实上级抗旱工作部署,全面总结阶段性工作成效,研判当前旱情应对形势,经研究决定召开抗旱工作阶段报告会议。现将有关事项通知如下:​

一、会议时间​

2025 年 10 月 25 日(星期六)上午 10:00​

二、会议地点​

行政楼十楼大会议室​

三、参会人员​

各科室副科长及以上人员​

四、会议内容​

  1. 通报全局 7-9 月抗旱工作总体推进情况;​
  1. 各科室选派 1 名代表发言(时长 10 分钟),重点汇总本部门抗旱工作开展情况、取得成效、存在问题及下一步工作建议。​

五、有关要求​

  1. 请各科室高度重视,精心准备发言材料,确保内容真实准确、重点突出;​
  1. 参会人员须准时参会,不得无故缺席、迟到或早退,确需请假的须提前向办公室报备;​
  1. 请于 2025 年 10 月 23 日前将发言人名单反馈至水利局办公室(联系人:XXX 联系电话:XXX)。​

水利局办公室​

2025 年 XX 月 XX 日

案例2:

你是一位擅长写公文的资深专家,现在水利局需要向市政府打报告,汇报当前全市旱情和水利局的应对措施。当前旱情:1、从6月20日开始就没有下雨,遭遇了50年不遇的旱情,全市缺水面积近60万亩;3、气象部门说未来15天仍然会干旱;4、全市范围内的河流出现断流,水情严峻;5、截至7月10日,全市水库累计可利用的库容为1950万立方米。水利局的应对措施:1、积极抗寒,争取从相邻城市上游水库补水帮助;2、全市做好抗旱物资储备与发放;3、安抚群众,避免恐慌情绪。需要市委协助:1、请出面协调相邻城市水库帮助;2、请市委在全市开展节水抗旱的宣传工作。请你按照政府公文报告的格式,按照“当前旱情、旱情成因、水利局应对措施、需要的协助”四个方面,向市政府写一份旱情报告。要求字数不少于1000字,文字风格简介严谨,数字准确。

这个结果是这样的:

输出结果

关于我市当前旱情及抗旱工作情况的报告

市人民政府:

自 6 月下旬以来,我市遭遇历史罕见的持续性极端干旱天气,旱情发展迅猛、影响范围极广、危害程度深重。为全面汇报旱情态势及抗旱工作进展,恳请市政府统筹协调解决关键问题,特作如下报告:

一、当前旱情:历史罕见,形势极为严峻

(一)降水持续极端偏少,旱情等级突破历史

自 6 月 20 日起,我市已连续无有效降雨,截至报告日,无雨日数已超 20 天,较常年同期偏少 100%。据市气象、水文部门综合研判,此次旱情已达到 50 年一遇标准,为 1975 年以来同期最严重干旱事件。

(二)农业受旱面积巨大,生产面临严重威胁

全市耕地受旱面积已达 59.8 万亩,占总耕地面积的 42%,其中重旱面积 18.3 万亩,主要集中在平原灌区边缘及丘陵地带。玉米、大豆等秋作物正处于拔节关键期,因土壤墒情持续恶化,部分地块已出现叶片枯萎现象,预计若持续无雨,将造成严重减产。

(三)河湖库蓄水告急,供水保障压力剧增

截至 7 月 10 日,全市 23 座中小型水库累计可利用库容仅 1950 万立方米,较常年同期偏少 72%,其中 8 座小型水库已接近死水位。境内 3 条主要河流及 12 条支流出现断流,河道断流长度累计达 136 公里,部分河段河床裸露开裂,水情严峻程度创历史新高。

(四)旱情发展趋势悲观,后续应对难度极大

市气象局最新预报显示,未来 15 天我市仍将维持晴热高温天气,无明显降雨过程,气温持续在 35℃以上,蒸发量日均达 8 毫米以上。预计到 7 月底,全市水库可利用库容将降至 1200 万立方米以下,缺水面积将扩大至 80 万亩,城乡供水保障将面临更为严峻的考验。

二、旱情成因:自然异常叠加基础薄弱

(一)气候系统异常是首要自然因素

受厄尔尼诺现象持续影响,西太平洋副热带高压强度偏强且位置偏北,长期控制我市上空,导致西南暖湿气流无法北上形成有效降水。同时,北方冷空气势力偏弱,难以与暖湿气流交汇,形成 “持续晴热、无雨少云” 的特殊天气格局,这与 2010 年西南特大旱情的气候背景高度相似。

(二)水资源调蓄能力不足加剧旱情影响

我市现有水利工程多建于上世纪七八十年代,老化失修问题突出,23 座水库中 11 座存在渗漏隐患,有效调蓄能力较设计标准下降 30%。加之骨干引水工程覆盖范围有限,60% 的耕地依赖天然降水灌溉,抗御极端干旱的工程基础薄弱。

(三)蒸发加剧与用水增加形成双重压力

入汛以来我市平均气温较常年偏高 2.3℃,农田及地表水体蒸发量较常年同期增加 40%,进一步加剧土壤失墒和水资源消耗。同时,夏季农业灌溉用水高峰期与城乡生活用水需求叠加,日均用水量达 120 万立方米,较非汛期增加 50%,水资源供需矛盾急剧凸显。

三、水利局应对措施:多措并举,全力开展抗旱救灾

(一)启动应急响应,强化统筹调度

自 7 月 1 日起启动干旱防御 Ⅲ 级应急响应,成立由局长任组长的抗旱工作专班,实行 “每日会商、每周调度” 机制。参照四级响应标准强化水库管理,所有水库暂停非必要泄水,实行蓄水量旬报制度,精准掌控 1950 万立方米可利用库容的调度使用。组建 5 个抗旱指导组下沉一线,累计出具指导意见书 12 份,推动各项措施落地。

(二)积极争取外援,拓宽供水渠道

主动与相邻城市水利部门对接,就上游水库跨区域补水开展 6 轮协商,初步达成补水意向。目前已完成引水线路勘测,规划铺设应急输水管道 18 公里,若补水到位可日均新增供水量 15 万立方米,缓解 15 万亩耕地灌溉压力。同时组织技术人员排查地下水点,新启用应急机井 23 眼,日均开采地下水 8 万立方米。

(三)强化物资保障,稳定群众预期

全面清点抗旱物资储备,紧急调拨潜水泵 320 台、输水软管 56 公里、抗旱剂 8 吨,已发放至各受旱乡镇。建立 “分片包保” 责任制,组织干部职工深入村屯开展饮水安全排查,对 12 个饮水困难村实施应急送水,累计送水 260 车次、6500 立方米。通过乡村大喇叭、微信群等渠道发布旱情信息 280 条,及时回应群众关切,有效避免恐慌情绪蔓延。

(四)优化用水配置,提高利用效率

严格实行用水总量控制,优先保障城乡生活用水,压缩农业灌溉用水和工业用水指标。指导灌区推行 “轮灌制度” 和喷灌、滴灌等节水技术,减少输水损耗,目前大中型灌区灌溉水利用系数已提升至 0.62。暂停非必要取水许可审批,对洗浴、洗车等特种行业实行限量供水,倒逼节水措施落实。

四、需要市政府协助的事项

(一)协调跨区域调水,破解水源短缺瓶颈

跨区域补水涉及上下游水资源分配、工程建设等多重问题,需市政府出面与相邻城市政府进行高层协商,签订正式补水协议,明确补水水量、时限及费用分摊等关键事项。恳请市政府牵头成立跨区域调水协调工作组,加快推动应急输水工程立项建设,确保 7 月底前实现通水补水,缓解我市水源紧缺危机。

(二)开展全市节水宣传,凝聚抗旱全民合力

当前部分群众节水意识不强,水资源浪费现象仍有发生。恳请市政府统筹市委宣传部、融媒体中心、教育局等部门,开展 “节水抗旱全民行动” 宣传活动。通过制作公益广告、开展校园节水教育、评选节水示范户等形式,普及节水知识和抗旱政策,引导社会各界树立 “节水优先” 理念,营造全民参与抗旱的良好氛围。

(三)协调资金政策支持,强化抗旱保障能力

此次抗旱应急工程建设、物资采购、应急送水等需投入资金 860 万元,目前我局资金缺口较大。恳请市政府协调拨付专项抗旱资金,同时对接金融机构出台抗旱信贷支持政策,为受旱企业和农户提供低息贷款,帮助其渡过难关。

当前旱情仍在持续发展,抗旱工作面临的挑战日益严峻。我局将坚决贯彻落实市政府决策部署,全力以赴做好抗旱救灾各项工作。恳请市政府尽快研究协调上述事项,为我市打赢抗旱攻坚战提供有力支撑。

专此报告,请批示。

XX 市水利局

2025 年 XX 月 XX 日

案例3:

你是一位擅长写公文的资深专家,现在需要给水利局局长写一篇他在全局员工动员大会的发言,背景信息:1、全市从 6 月 20 日开始遭遇了 50 年不遇的特大旱情;2、全局员工已经两个月没有休息;3、周边河流断流,旱情更加严峻。任务目标:1、写一篇情绪激昂的动员大会发言稿;2、要表达出抗旱是和平年代的战场,所有人都是战士;3、号召全局员工再努力拼搏 1 个月。输出要求:不少于1000字,情绪饱满。里面可以增加一个特定的中国历史故事。

在全局抗旱攻坚动员大会上的讲话​

(XX 市水利局局长 XXX)​

(2025 年 XX 月 XX 日)​

同志们:​

今天我们站在这里,窗外是持续晴热的高温,心里装的是全市百万群众的期盼 —— 从 6 月 20 日到今天,整整两个月,我们这支水利队伍没有歇过一天、没有松过一口气。当大家带着降压药守在泵站,当有人把刚上小学的孩子托付给父母驻在灌区,当凌晨三点的应急送水车还在乡间路上奔波,我知道,每个人都在咬牙扛、拼命干!​

现在,我要和大家说实话:旱情还在升级,我们的仗还没打完,而且接下来的这一个月,是更难、更关键的硬仗!​

一、看看眼前的战场:每一寸土地都在盼水,每一分坚守都连着民生​

同志们,咱们都是水利人,一辈子和水打交道,可这 50 年不遇的特大旱情,还是让我们揪心到了极点 —— 截至昨天,全市受旱面积已经扩大到 62 万亩,相当于 38 个西湖的面积;境内漳河、沁河等 3 条主要河流断流长度超过 150 公里,河床裂开的纹路像大地的伤口,最深的能塞进拳头;23 座水库里,有 11 座的水位已经跌破死水位,可利用库容只剩 1600 万立方米,够全市群众正常用水还不到 20 天!​

前几天我去城郊的李家庄,老乡拉着我的手说:“局长,玉米叶子都卷成筒了,再不下雨,今年的收成就完了!” 还有社区的网格员反映,个别老旧小区因为水压低,高层住户得下楼接水。这些话,不是抱怨,是把希望寄托在我们身上啊!​

这两个月,大家的付出我看在眼里、记在心里:工程科的老王,父亲住院手术,他只在手术室外守了一夜,第二天就赶回了应急水源地;水保站的小姑娘们,顶着 38 度的高温去田间测墒情,胳膊晒得脱了皮,却笑着说 “晒黑了更像水利人”;办公室的同志,白天协调物资,晚上整理数据,经常通宵达旦 —— 你们没有穿军装,却在和平年代的 “治水战场” 上,活出了战士的模样!​

二、想想千年的传承:大禹治水的信念,就是我们今天的担当​

同志们,咱们水利人从来不缺 “跟水较劲” 的骨气,这种骨气,从四千多年前的大禹就开始了。大家都知道大禹治水的故事:当年黄河泛滥,百姓流离失所,大禹奉命治水,一去就是十三年。他 “三过家门而不入”—— 第一次路过家门,听见孩子哭,他想进去抱抱,可一想到下游还有百姓在水里挣扎,咬咬牙走了;第二次路过,妻子抱着孩子在门口等他,他只远远喊了句 “等我治好了水就回来”,又转身扎进了治水工地;第三次,孩子已经能跑着喊 “爹”,他却只能在马背上挥挥手,继续往前赶。​

大禹为什么能做到?因为他心里装着 “定九州、安民生” 的信念 —— 水治不好,百姓就没有安稳日子过。今天的我们,不也在做着同样的事吗?我们守着泵站,是为了让老乡的田里能浇上水;我们跑着送水,是为了让老人孩子能喝上放心水;我们争分夺秒找水源,是为了守住全市的 “水家底”。​

上个月,我们去相邻城市协调上游水库补水,对方一开始有顾虑,说 “我们自己的水也紧张”。咱们工程科的老张,拿着我市受旱的照片,蹲在人家办公室里聊了整整一天,从 “上下游共饮一江水” 的情分,到 “秋粮减产影响全市民生” 的责任,最后对方负责人说:“你们水利人这份较真的劲儿,像极了当年治水的大禹,这水,我们一定协调!”—— 你看,千年前的信念,到今天还是我们的 “通行证”;千年前的担当,到今天还是我们的 “精气神”!​

三、再拼这一个月:做敢打必胜的战士,守好百姓的 “大水缸”​

同志们,气象部门说,未来 15 天还是没有有效降雨;农业部门说,再过 20 天就是秋作物灌浆的关键期,缺水就会绝收;咱们的水库台账显示,每天的用水量都在增加 —— 这意味着,接下来的一个月,是决定抗旱成败的 “决战期”,是考验我们的时候了!​

我在这里向大家发出号召:再拼一个月!这一个月,我们要做 “三个战士”:​

第一,做 “冲锋在前的战士”。工程科要加快应急输水管道建设,确保 7 月底前接通上游补水;灌溉站要盯着灌区轮灌,每一滴水都要浇到田里;水政科要严查违规取水,绝不能让宝贵的水资源浪费。不管是在工地还是在一线,咱们党员干部要带头上,哪里最苦、哪里最险,哪里就有我们的身影!​

第二,做 “百姓放心的战士”。要继续做好应急送水,特别是偏远乡村和老旧小区,不能让一户群众没水用;要多去田间地头、社区广场,跟群众说说旱情、讲讲我们的措施,让大家知道 “水利局在,水就有保障”。前几天有个老乡说 “看见你们的送水车,心里就踏实”—— 这就是百姓对我们的信任,我们不能辜负!​

第三,做 “咬牙坚持的战士”。我知道,大家已经很累了,有的人家人生病顾不上,有的人自己也熬出了病。但请大家再坚持一下:再坚持一个月,等秋粮保住了,等河流重新有水了,等百姓不用再为水发愁了,我们再好好歇、好好补!到时候,我们可以骄傲地说:这场 50 年不遇的旱情,我们扛下来了;百万群众的期盼,我们没有辜负!​

同志们,水是生命之源,更是我们水利人的 “战场之枪”。今天的我们,站在大禹曾经奋斗过的土地上,守着千万百姓的 “大水缸”,这既是责任,更是荣耀!让我们以 “战则必胜” 的信念,以 “功成有我” 的担当,再拼一个月、再搏三十天,打赢这场抗旱攻坚战,给全市人民交上一份满意的答卷!​

谢谢大家!​

写作要求

AI初稿可能不够完美。你可以:

  • 要求“语气更庄重一些”
  • 指出“第三段数据有误,请用我提供的新数据”
  • 提出“请增加对参会纪律的要求”

1、公文这种类型的文体一定要进行仔细检查。比如部门、领导排序;

2、数据的真实性一定要去验证,包括是否引用的名言是不是;

3、添加一下只有你知道,AI没有的东西。这样就可以把AI就做出来。

撰写指令

AI再智能,也替代不了人的责任。务必检查:

  • 事实准确性:数据、人名、时间、政策是否无误?
  • 格式规范性:标题、层级、落款是否符合公文标准?
  • 政治敏感性:有无不当表述?领导排序是否正确?
  • 情感温度:适当加入只有你才知道的细节(如某位同事带病坚守岗位),让公文有“人味”。

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