电子邮件应用的场景
- 商务合作
- 投诉处理
- HR邀约
电子邮件写作
痛点1：开头不知道怎么写
我们对于目的非常明确，但是就是因为各种压力、纠结，所以迟迟动不了笔。
场景1：工作进度问询但不想写成推卸责任
前提：当工作进展达不到老板预期时，老板会发邮件过来。
自身情况：确实有客观因素
难点：撰写客观因素，会被上级认为找理由推卸责任。
场景2：催促他人情况但语气把握不准
前提：当工作作品已经交付客户，但是对方迟迟不付款。
自身情况/需求：目标是想要让对方快速回款。
难点：如果催款语气不当，怕得罪对方，失去未来合作机会。
解决思路
找到一篇参考案例，根据我们的情况进行修改。
案例分析1：内部通知场景
背景
作为公司的CTO，目标对象为公司全体员工，时间是下周三16:00，主题是开设一个AI培训。
纠结在于，不知道用什么语气来使员工坦然接受。
拆解方法
第一步：明确任务场景。这是一个通知邮件。
第二步：对AI发出指令。
假如你是我的秘书。最近半年，人工智能在全球发展非常快，很多工作岗位直接消失，很多公司的业务形态发生了翻天覆地的变化。同时，这波浪潮也给我们公司的业务和同事带来了机遇和挑战，所以我要给同事们做一次内部培训，一起探讨关于人工智能与我们公司的未来。你帮我写一封通知邮件，让大家在周三下午5点到27层小树林会议室参加培训，时间为一个小时。语言要有亲和力。
- 定义角色：现在你是我的秘书；
- 背景信息：如果想要AI出来的底稿尽可能贴合自己的心意，就必须描述背景越细越好。比如大忌就是“我要做一个AI培训”
- 任务目标：这个要有明确，要求地点
- 输出要求：语气是一个非常重要的内容。
第三步：等待输出，并且进行润色。加上人味的终极目标。
比如讲完AI的外部趋势，然后将一些我们现在做的项目进展汇报给各位。
例如加一些与公司核心相关，而AI不太了解的内容：
案例分析2
背景
作为世界500强公司的公关部，你需要给在新加坡和纽约的分公司发邮件，通知他们要来北京开年会。
纠结在于：同一件事情，给不同的部门发送，所对应的不同语言文化。
延伸内容：拜年短信，给每个人发送都有不同的个性化问题。
拆解方法
Step1：明确任务场景。这是给不同国家的分公司负责人发送邀请。给新加坡分公司负责人Sim Sung Wong和纽约分公司负责人Tim Hoker，邀请他们4月份参加总公司新品发布会。
Step2：对AI发出指令。
我是向光者科技文化传播机构北京总部。4月1日，向光者科技文化传播机构将在北京总部召开一个关于人工智能的新品发布会，在发布会上，将要公布向光者的人工智能时代新方向，并且推出一个跨时代的新产品。现在请你分别给新加坡分公司负责人 Sim Sung Wong，纽约分公司负责人 Tim Hoker 写一封邀请函，邀请他们来参加新品发布会，并且希望能在一周内大幅。另外需要Wong带上他们分公司一季度的损益表。最后输出时，给新加坡分公司的邮件用繁体中文，给纽约分公司的邮件用英文。
Step3：等待输出，并且进行润色。加上人味的终极目标。
邀请函类型的邮件，关键是不犯错，即基础信息不犯错。而且最终的输出是英文和繁体中文，所以把这个内容放到翻译软件中核查一遍。
案例分析3
背景
晴朗文化有限责任公司和我们曾经有一个合作，但是交付作品后没有给这个词汇，但是不能语气特别硬。
拆解方法
Step1：明确任务场景。晴朗文化有限责任公司欠我们的钱。
Step2：对AI发出指令。
你是我的秘书，负责为我撰写邮件。去年我们公司为晴朗文化有限责任公司的范总专门定制开发了一套内部管理系统，该系统已经在 2022 年 12 月上线成功，并且正式运行，当时上线的时候范总很开心的发了朋友圈，现在整个项目200万费用，至今只给了50万定金，原定在 2023 年 1 月 1 日支付尾款 150 完，但是现在已经 7 月了，还没有支付。请你帮我给晴朗文化公司的范总写一封邮件，希望他尽快完成尾款的支付，毕竟我们还要进行新的合作。要求语气尽量委婉一些，不要用“否则”“马上”这样威胁性的词语。
Step3：等待输出，并且进行润色。加上人味的终极目标。
比如谈谈交情。下次合作和你进行更大的折扣等等。因为
注意
AI是没有人类悟性的。所以就需要我们不断提升自己的。
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